“Saya Belum Buat Sesi Itu”: Cara Salon Menyelesaikan Pertikaian Pakej dengan Rekod Rawatan

Apabila pelanggan berkata “saya baru guna tiga sesi” tetapi kakitangan berkata “sudah empat”, cara paling cepat untuk menyelesaikannya ialah sejarah penebusan pakej tersebut: rekod setiap sesi yang telah ditebus, bila dan di cawangan mana. Jika setiap sesi direkod dalam sistem semasa rawatan dibuat, anda boleh menunjukkan rekod itu kepada pelanggan dengan tenang tanpa perlu berbalah berdasarkan ingatan. MyBMS Pro menyimpan baki sesi, sejarah penebusan dan baki tertunggak dalam satu rekod pakej, sama ada sesi ditebus di cawangan yang sama atau cawangan lain.

Mengapa pertikaian pakej berlaku di salon kecantikan

Kebanyakan pertikaian pakej bukan kerana ada pihak yang tidak jujur. Ia berpunca daripada kelemahan cara sesi direkod:

• Kad kertas dan cop. Kad hilang, cop tertinggal, atau pelanggan memegang kad lama dan kad baharu.
• Direkod kemudian. Kaunter sibuk, jadi sesi hanya dicatat pada hujung hari, atau terlupa terus.
• Cawangan berbeza. Pelanggan membeli pakej di Cawangan A dan membuat satu sesi di Cawangan B, tetapi rekod Cawangan A tidak menunjukkannya.
• Lama tidak datang. Pelanggan yang beberapa bulan tidak datang benar-benar teringat lebih sedikit sesi daripada yang telah digunakan.

Semua keadaan ini berakhir dengan perbualan yang sama di kaunter. Pelanggan rasa dituduh, juruterapi juga rasa dituduh, dan pengurus tidak mempunyai rekod yang kukuh untuk ditunjukkan.

Pertikaian baki sesi pakej tidak akan selesai dengan ingatan. Saya menasihati pemilik menetapkan satu peraturan: tebus sesi sebaik sahaja rawatan selesai, dan beritahu pelanggan baki sesinya semasa pembayaran. Biar rekod bercakap bagi pihak salon.

William Tang, Founder, MyBMS Pro

Apa yang perlu ada dalam rekod rawatan yang baik

Rekod pakej yang boleh menyelesaikan pertikaian perlu menunjukkan tiga perkara dalam satu skrin. Baca lebih lanjut tentang penjejakan baki sesi dan baki tertunggak pakej.

Baki sesi

Berapa sesi yang masih tinggal sekarang, dikemas kini setiap kali sesi ditebus. Tiada siapa perlu mengira cop lagi.

Sejarah penebusan

Setiap sesi yang telah ditebus, bila ia berlaku dan di cawangan mana. Inilah bahagian yang menyelesaikan pertikaian: bukan lagi “rasanya awak datang empat kali”, tetapi semak senarai itu bersama-sama, satu lawatan demi satu lawatan.

Baki tertunggak

Jika pelanggan belum menjelaskan bayaran pakej sepenuhnya, baki tertunggak berada dalam rekod yang sama. Pertikaian tentang sesi dan pertikaian tentang bayaran sering datang serentak, jadi lebih mudah jika kedua-duanya dilihat bersama.

Cara mengendalikan perbualan apabila pelanggan mempertikaikan bilangan sesi

Rekod yang jelas hanya membantu jika kakitangan menggunakannya dengan betul. Pendekatan mudah yang sesuai untuk banyak salon:

1. Bertenang dan buka rekod bersama-sama. Tunjukkan sejarah penebusan pada skrin, bukan sekadar menyebut angka.
2. Semak setiap lawatan. Baca tarikh dan cawangan satu demi satu. Pelanggan selalunya teringat apabila melihat tarikh tertentu atau lawatan ke cawangan lain.
3. Pastikan sama ada benar-benar tersilap. Jika sesi direkod pada pakej atau tarikh yang salah, pengurus perlu membetulkannya dan menerangkan apa yang berlaku. Mengakui kesilapan sebenar membina lebih banyak kepercayaan daripada mempertahankannya.
4. Tetapkan peraturan budi bicara lebih awal. Persetujui dengan pengurus apa yang boleh ditawarkan apabila rekod tidak dapat menyelesaikannya, supaya jawapan sama di setiap cawangan.

Cara mengelakkan pertikaian sebelum ia berlaku

Pertikaian terbaik ialah pertikaian yang tidak pernah berlaku. Tabiat berikut menjadikan rekod sukar dipertikaikan:

• Tebus semasa rawatan dibuat. Rekod sesi dalam sistem sebaik sahaja rawatan selesai, bukan pada hujung hari.
• Maklumkan baki sesi sebelum pelanggan pulang. Ayat ringkas “puan masih ada sekian sesi” di kaunter mengelakkan kejutan beberapa bulan kemudian.
• Satu rekod untuk semua cawangan. Jika pelanggan boleh menebus di mana-mana cawangan, setiap cawangan mesti mengemas kini rekod pakej yang sama. Lihat cara penebusan pakej rentas cawangan berfungsi.
• Anggap sesi belum digunakan sebagai tanggungan. Sesi yang telah dibayar tetapi belum digunakan ialah perkhidmatan yang masih terhutang kepada pelanggan. Baca mengapa pakej prabayar ialah liabiliti.

Cara MyBMS Pro memastikan rekod jelas

• Penjejakan rawatan dan pakej. Setiap pakej menunjukkan baki sesi, sejarah penebusan dan baki tertunggak, dengan penebusan di cawangan yang sama atau cawangan lain.
• Penebusan bukan sekadar menolak bilangan sesi. Apabila sesi ditebus, sesi dan bahan habis guna ditolak serentak mengikut senarai bahan rawatan, jadi rekod pakej dan stok cawangan bergerak bersama. Baca lebih lanjut tentang potongan stok automatik.
• Komisen mengikut rekod. Komisen rawatan dicetuskan apabila sesi ditebus, jadi juruterapi yang membuat rawatan dibayar berdasarkan rekod yang sama dilihat oleh pelanggan.
• Penyelesaian rentas cawangan. Beli di Cawangan A, tebus di Cawangan B: komisen diagihkan antara cawangan dan laporan penyelesaian rentas cawangan dihasilkan.

MyBMS Pro ialah sistem berasaskan web yang digunakan melalui pelayar; tiada aplikasi mudah alih untuk dimuat turun. Jika anda mengusahakan salon kecantikan atau rangkaian salon, lihat MyBMS Pro untuk salon kecantikan.

Soalan Lazim

Apa yang perlu salon lakukan apabila pelanggan berkata baki sesinya lebih banyak?

Buka rekod pakej bersama pelanggan dan semak sejarah penebusan satu lawatan demi satu lawatan. Jika rekod menunjukkan kesilapan sebenar, betulkan dan terangkan. Jika rekod jelas, tunjukkan setiap tarikh dan cawangan kepada pelanggan dengan tenang.

Bagaimana salon boleh membuktikan sesi pakej yang telah digunakan?

Simpan sejarah penebusan bagi setiap pakej, direkod semasa rawatan dibuat. Dalam MyBMS Pro, setiap pakej menunjukkan baki sesi, sejarah sesi yang telah ditebus dan baki tertunggak.

Adakah kad pakej kertas masih sesuai untuk salon?

Kad kertas boleh hilang, tertinggal cop atau berganda, dan tidak dikemas kini antara cawangan. Rekod sistem yang dikemas kini pada setiap penebusan jauh lebih mudah disemak apabila pelanggan mempersoalkan bilangan sesi.

Bagaimana jika pelanggan menggunakan sesi di cawangan lain?

Dalam MyBMS Pro, pakej boleh ditebus di cawangan yang sama atau cawangan lain, dan setiap penebusan mengemas kini rekod pakej yang sama. Laporan penyelesaian rentas cawangan juga menunjukkan sesi yang dijual di satu cawangan dan ditebus di cawangan lain.

Adakah MyBMS Pro mempunyai aplikasi mudah alih?

Tidak. MyBMS Pro ialah sistem berasaskan web yang digunakan melalui pelayar.

Lihat rekod pakej secara langsung

Bawa satu pakej yang pernah dipertikaikan oleh pelanggan. Tempah demo percuma dan kami akan tunjukkan cara MyBMS Pro merekod setiap sesi, baki tertunggak dan sejarahnya di setiap cawangan.