Cara Menjejak Baki Sesi dan Baki Tertunggak Pakej Salon Kecantikan dengan Tepat

Untuk menjejak pakej salon dengan betul, setiap pelanggan memerlukan satu rekod yang sentiasa menunjukkan tiga perkara: bilangan sesi yang masih berbaki, sejarah penuh sesi yang telah digunakan, dan jumlah yang masih terhutang bagi pakej tersebut. Rekod ini mesti dikemas kini sebaik sahaja sesi ditebus, di mana-mana cawangan sekalipun, dan perlu disemak secara berkala sebagai liabiliti, kerana setiap sesi yang belum digunakan ialah perkhidmatan yang telah dibayar tetapi masih terhutang kepada pelanggan. Fungsi penjejakan rawatan dan pakej pintar MyBMS Pro menyimpan rekod ini secara automatik untuk salon satu premis dan salon pelbagai cawangan.

Mengapa penjejakan pakej sering tersilap

Pakej ialah antara cara terbaik untuk salon kecantikan menjamin aliran tunai dan kunjungan berulang. Namun, pakej juga merupakan bahagian yang paling kerap berlaku kesilapan rekod. Punca biasanya ialah:

• Kad kertas atau hamparan elektronik. Kad pelanggan hilang, atau hamparan elektronik lambat dikemas kini, dan tiada siapa pasti berapa sesi yang sebenarnya masih berbaki.
• Rekod berasingan di setiap cawangan. Sesi yang ditebus di satu cawangan tidak kelihatan di cawangan lain.
• Bayaran ansuran direkodkan di tempat lain. Pakej telah dijual, sebahagian harga dibayar kemudian, tetapi baki tertunggak dicatat dalam buku nota dan bukan bersama pakej.
• Tiada kaitan dengan stok. Setiap sesi menggunakan bahan habis pakai, tetapi tiada potongan stok dibuat apabila sesi ditebus.

Semua ini membawa kepada akibat yang sama: pertikaian di kaunter, kehilangan hasil, atau kedua-duanya.

Di banyak salon yang saya bantu, ratusan kad pakej kertas disimpan dalam kotak kad nama dan laci, dan kakitangan yang sibuk melayan pelanggan seterusnya sering terlupa menanda sesi yang digunakan. Apabila baki tidak sepadan, kaunter terpaksa menyelongkar resit lama berbulan-bulan sementara pelanggan menunggu; dengan sistem, sejarah penebusan bercap masa terus dipaparkan di tablet dan pertikaian selesai.

William Tang, Founder, MyBMS Pro

Tiga angka yang mesti ada dalam setiap rekod pakej

1. Baki sesi

Soalan paling asas daripada pelanggan ialah “berapa sesi lagi yang tinggal?” Jawapannya sepatutnya terpapar serta-merta, bukan dikira semula daripada resit lama.

2. Sejarah penebusan

Bagi setiap sesi yang digunakan, rekod perlu menunjukkan tarikh, cawangan dan juruterapi. Apabila pelanggan mempersoalkan baki mereka, sejarah ini dapat menjelaskannya dalam beberapa saat.

3. Baki tertunggak

Jika pelanggan belum menjelaskan bayaran penuh pakej, jumlah yang masih terhutang mesti direkodkan bersama pakej itu sendiri. Kakitangan boleh mengingatkan pelanggan di kaunter, dan pemilik dapat melihat jumlah keseluruhan baki tertunggak di salon.

Uruskan pakej yang belum ditebus sebagai liabiliti

Menjual pakej membawa masuk tunai hari ini, tetapi salon masih berhutang setiap sesi yang belum digunakan. Jika pelanggan berhenti datang, sesi tersebut menjadi liabiliti tersembunyi dalam akaun, dan hubungan dengan pelanggan semakin renggang tanpa disedari.

Oleh itu, penjejakan pakej yang baik bukan sekadar mengira sesi. Ia juga perlu:

• menandakan pelanggan yang sudah lama tidak datang, supaya pasukan dapat menjemput mereka kembali sebelum pakej dilupakan;
• menjadualkan sesi seterusnya mengikut selang yang betul, supaya pelanggan melengkapkan keseluruhan rawatan; dan
• menunjukkan kepada pemilik pakej mana yang bergerak dan pakej mana yang terhenti.

Rutin mudah untuk pemilik salon

• Setiap hari: pastikan setiap penebusan direkodkan di kaunter, dan semak baki tertunggak bagi pelanggan yang membuat tempahan pada hari tersebut.
• Setiap minggu: semak senarai pelanggan yang sudah lama tidak datang dan rancang tindakan susulan.
• Setiap bulan: semak penebusan pakej di semua cawangan dan selaraskan sesi rentas cawangan.

Bagaimana MyBMS Pro menjejak pakej

MyBMS Pro ialah hab pengurusan SaaS dipacu AI generasi baharu yang direka khusus untuk salon kecantikan pelbagai cawangan. Untuk pengurusan pakej, sistem ini menggabungkan:

• Penjejakan rawatan dan pakej pintar. Menjejak baki sesi, sejarah dan baki tertunggak bagi rawatan berbilang sesi, dengan penebusan satu sesi yang tepat tanpa ralat di cawangan sendiri atau di cawangan lain.
• Modul senarai bahan rawatan dan stok. Apabila sesi pakej ditebus, sistem menolak sesi tersebut dan bahan habis pakai yang berkaitan (seperti gel, prob atau serum) pada masa yang sama.
• Amaran pelanggan tidak aktif berasaskan AI. Memantau liabiliti pakej yang belum ditebus dan menandakan secara automatik pelanggan yang tidak datang melebihi 90 hari, supaya pasukan boleh memulakan kempen menarik mereka kembali.
• Penjadualan selang automatik dan peringatan WhatsApp. Merancang lawatan seterusnya berdasarkan selang standard rawatan dan menghantar peringatan tempahan melalui WhatsApp.
• Papan pemuka perniagaan AI. Memaparkan bilangan pelanggan harian, trend hasil, pencapaian sasaran dan butiran baki tertunggak secara masa nyata.
• Komisen dwi-landasan. Komisen rawatan dicetuskan apabila sesi pakej ditebus, jadi juruterapi menerima ganjaran bagi setiap sesi yang dilaksanakan. Baca lanjut dalam panduan kami tentang komisen kakitangan salon.

Lihat penyelesaian lengkap untuk salon di halaman salon kecantikan kami.

Soalan Lazim

Apakah cara terbaik untuk mengetahui baki sesi pelanggan?

Simpan satu rekod digital bagi setiap pakej yang dikemas kini setiap kali sesi ditebus, dan pastikan ia boleh dilihat di semua cawangan. Kebanyakan kesilapan bermula daripada kad kertas dan hamparan elektronik yang berasingan.

Bagaimana menjejak pelanggan yang belum selesai membayar pakej?

Rekodkan baki tertunggak bersama pakej itu sendiri, bukan dalam buku nota berasingan. Dalam MyBMS Pro, baki tertunggak setiap pelanggan dipaparkan bersama pakejnya dan dalam papan pemuka.

Mengapa sesi pakej yang belum digunakan menjadi masalah?

Sesi tersebut telah dibayar tetapi masih terhutang kepada pelanggan. Jika pelanggan berhenti datang, sesi itu menjadi liabiliti dan hubungan dengan pelanggan menjadi lemah.

Bolehkah pelanggan menebus pakej di cawangan lain?

Dalam MyBMS Pro, boleh. Sesi boleh ditebus di cawangan sendiri atau di cawangan lain, dan baki dikemas kini untuk seluruh rangkaian.

Adakah penebusan sesi turut mengemas kini stok?

Dengan modul senarai bahan rawatan dan stok MyBMS Pro, penebusan sesi turut menolak bahan habis pakai yang berkaitan secara automatik.

Masih menjejak pakej menggunakan kad atau hamparan elektronik? Tempah Demo Percuma MyBMS Pro dan lihat baki sesi serta baki tertunggak setiap pelanggan di satu tempat.