Pengurusan Pakej Rawatan Pusat Fisioterapi: Cara Menjejaki Setiap Sesi, Baki dan Rawatan Susulan

Untuk mengurus pakej rawatan di pusat fisioterapi, simpan satu rekod bagi setiap pesakit yang menunjukkan baki sesi, setiap sesi yang telah digunakan (tarikh, cawangan dan ahli terapi) serta baki bayaran yang masih tertunggak. Kemudian, jadualkan sesi seterusnya mengikut selang rawatan, hantar peringatan secara automatik dan hubungi segera pesakit yang berhenti datang sebelum pakej selesai. Setiap sesi yang belum digunakan ialah perkhidmatan yang masih terhutang kepada pesakit, jadi rekod pakej juga merupakan rekod kewangan.

Mengapa pakej sesi sukar diurus di pusat fisioterapi

Fisioterapi jarang selesai dalam satu lawatan. Pesakit biasanya membeli satu pakej beberapa sesi, dan di situlah masalah bermula:

• Sesi direkodkan pada kad atau hamparan. Pesakit berkata masih ada tiga sesi, tetapi rekod kaunter menunjukkan dua. Tiada siapa dapat membuktikan yang mana betul.
• Bayaran tidak sepadan dengan penggunaan. Ada pesakit yang membayar penuh, ada yang membayar sebahagian dahulu, dan ada yang menggunakan Atome. Pusat perlu tahu jumlah sebenar yang telah dikutip bagi setiap pakej.
• Pesakit berhenti di pertengahan jalan. Apabila sakit berkurang, ramai pesakit tidak lagi membuat temujanji. Baki sesi kekal dalam rekod dan pelan rawatan tidak diselesaikan.
• Ahli terapi dan kaunter hadapan menggunakan maklumat berbeza. Ahli terapi tahu rawatan seterusnya yang diperlukan, tetapi kaunter hanya melihat buku temujanji.
• Cawangan kedua menggandakan kekeliruan. Pesakit yang membeli pakej di satu cawangan mahu meneruskan rawatan di cawangan lain yang lebih dekat dengan rumah.

Setiap masalah ini melibatkan wang secara langsung: sesi yang tidak direkodkan, baki yang belum dibayar, pakej yang menjadi liabiliti jangka panjang dan pertikaian tentang siapa yang melakukan kerja.

Banyak pusat fisioterapi yang saya kenali merekod baki sesi menggunakan fail kertas di kaunter hadapan, atau kad yang dibawa sendiri oleh pesakit. Pertikaian paling kerap berlaku apabila pesakit terlupa membawa kad dan kaunter hadapan juga terlupa menolak sesi secara manual. Selepas itu, kedua-dua pihak mempunyai kiraan baki sesi yang berbeza, dan pusat tersebut biasanya terpaksa menanggung kerugian secara senyap supaya tidak kehilangan pesakit.

William Tang, Founder, MyBMS Pro

Tiga perkara yang mesti ada dalam rekod pakej fisioterapi

Apa pun sistem yang digunakan, setiap pakej mesti menjawab tiga soalan dengan sekali pandang:

1. Baki sesi. Berapa sesi yang masih tinggal dalam pakej ini.
2. Sejarah penebusan. Tarikh, cawangan dan ahli terapi bagi setiap sesi yang telah digunakan.
3. Baki tertunggak. Jumlah yang masih belum dibayar oleh pesakit bagi pakej tersebut.

Jika kaunter hadapan dan ahli terapi dapat melihat ketiga-tiga perkara ini sebelum pesakit masuk, kebanyakan pertikaian dapat dielakkan.

Sistem mana yang boleh jejak pakej sesi fisioterapi dan temu janji pesakit?

Sistem untuk tugas ini mesti menyimpan pakej rawatan dan temu janji di tempat yang sama, supaya kaunter hadapan tidak membuat tempahan tanpa mengetahui baki sesi dalam pakej. Semasa membandingkan sistem, semak enam perkara ini:

1. Pakej dan temu janji dalam satu rekod pesakit. Pakej, baki sesi, baki tertunggak dan temu janji seterusnya berada di tempat yang sama.
2. Sesi ditolak secara automatik selepas setiap rawatan, di mana-mana cawangan pesakit dirawat.
3. Baki sesi mudah disemak sebelum setiap lawatan, supaya kaunter boleh membincangkan pembaharuan pakej sebelum sesi terakhir, bukan selepasnya.
4. Senarai pesakit yang telah membeli pakej tetapi berhenti datang.
5. Paparan semua sesi yang belum digunakan di pusat anda. Ini ialah rawatan yang masih terhutang kepada pesakit, iaitu liabiliti.
6. Ahli terapi yang sedang lapang, dan komisen yang adil apabila seorang menjual pakej dan seorang lagi menjalankan rawatan.

Dalam MyBMS Pro, perkara 1 hingga 3 disokong oleh penjejak keahlian dan pakej rawatan, manakala perkara 1 turut disokong oleh penjadualan selang automatik, peringatan WhatsApp dan tempahan dalam talian. Perkara 4 ialah amaran pelanggan tidak aktif AI, perkara 5 ialah pemantauan liabiliti dan kadar penebusan pakej, dan perkara 6 ialah status kakitangan masa nyata bersama enjin komisen berperingkat dua landasan. Rekod klinikal ialah persoalan berasingan yang dibincangkan di bawah.

Lima langkah mengurus pakej rawatan fisioterapi

1. Rekodkan pakej dan bayaran dengan betul semasa jualan

Wujudkan pakej dalam sistem sebaik sahaja dijual, bersama bilangan sesi dan jumlah yang dikutip. Jika pesakit membayar melalui Atome, rekodkan jumlah sebenar yang diterima selepas yuran platform, supaya hasil jualan dan komisen jualan berdasarkan wang sebenar. Penjelasan lanjut dalam Atome dan komisen.

2. Tebus setiap sesi daripada pakej

Setiap kali sesi selesai, tolak sesi itu daripada pakej dengan serta-merta. Baki sesi dan sejarah dikemas kini segera, sama ada pesakit dirawat di cawangannya sendiri atau di cawangan lain dalam kumpulan yang sama.

3. Jadualkan sesi seterusnya sebelum pesakit pulang

Pelan rawatan hanya berkesan jika sesi dibuat pada selang yang betul. Jadualkan lawatan seterusnya mengikut selang standard rawatan, sahkan slot di kaunter hadapan, dan biarkan sistem menghantar peringatan WhatsApp secara automatik. Pesakit juga boleh membuat tempahan dalam talian. Pendekatan ini sama seperti cara mengurangkan temujanji terlepas dengan peringatan WhatsApp.

4. Hubungi pesakit apabila sesi yang dijadualkan terlepas

Jangan tunggu hujung bulan untuk menyedari bahawa pesakit sudah lama tidak datang. Apabila sesi yang dijadualkan terlepas, hubungi pesakit, maklumkan baki sesi dalam pakejnya dan tawarkan slot masa baharu. Amaran pelanggan tidak aktif AI dalam MyBMS Pro juga menandakan pesakit yang tidak berkunjung selama 90 hari dan masih mempunyai baki sesi, supaya tiada pesakit yang terlepas pandang.

5. Bayar ahli terapi secara adil mengikut kerja yang dilakukan

Jika seorang kakitangan menjual pakej dan seorang ahli terapi lain menjalankan sesi, kedua-duanya patut diberi ganjaran. Model dua landasan membayar komisen jualan secara berperingkat berdasarkan jumlah kutipan sebenar, dan komisen rawatan apabila sesi ditebus. Dengan cara ini, ahli terapi tidak keberatan merawat pesakit yang bukan jualannya. Baca lanjut dalam panduan komisen kakitangan.

Rekod klinikal: soalan untuk ditanya kepada mana-mana pembekal

Pusat fisioterapi juga mengendalikan maklumat klinikal. Sebelum memilih sistem, minta pembekal menunjukkan semasa demo cara sistem mengendalikan:

• nota penilaian dan pelan rawatan;
• nota kemajuan bagi setiap sesi;
• surat rujukan doktor, jika pusat anda menerimanya;
• tuntutan insurans atau panel syarikat, jika pusat anda menerimanya;
• siapa yang boleh melihat maklumat klinikal di setiap cawangan.

Asingkan senarai semak ini daripada penjejakan pakej. Sesebuah sistem mungkin kukuh dalam satu bahagian tetapi lemah dalam bahagian lain, jadi uji kedua-duanya.

Cara MyBMS Pro menyokong pengurusan pakej fisioterapi

MyBMS Pro ialah hab pengurusan SaaS dipacu AI generasi baharu yang direka khusus untuk salun kecantikan pelbagai cawangan. Ciri pakej dan tempahannya juga sesuai untuk perkhidmatan berasaskan sesi seperti fisioterapi:

• Penjejak keahlian dan pakej rawatan. Baki sesi, sejarah dan baki tertunggak bagi setiap pesakit, boleh ditebus di cawangan yang sama atau di cawangan lain.
• Penjadualan selang automatik dan peringatan WhatsApp. Lawatan seterusnya dirancang mengikut selang rawatan dan peringatan dihantar secara automatik.
• Tempahan dalam talian. Pesakit boleh membuat tempahan dalam talian dan menerima peringatan WhatsApp.
• Amaran pelanggan tidak aktif AI. Pesakit yang masih mempunyai baki sesi dan tidak berkunjung selama 90 hari akan ditandakan untuk dihubungi.
• Pemantauan liabiliti dan kadar penebusan pakej. Sesi yang belum digunakan dijejaki sebagai perkhidmatan yang masih terhutang oleh pusat, dan kadar penebusan pakej menunjukkan sama ada pesakit menamatkan rawatan mereka.
• Status kakitangan masa nyata. Lihat ahli terapi yang lapang atau sedang merawat, bilangan pesakit yang dirawat hari ini dan tiga pencapai terbaik bulan ini, untuk membantu mengagihkan pesakit.
• Enjin komisen berperingkat dua landasan. Komisen jualan berdasarkan jumlah kutipan, komisen rawatan berdasarkan penebusan.
• Sokongan Atome. Jumlah sebenar yang diterima selepas yuran platform direkodkan dan dijadikan asas komisen jualan.
• Struktur ibu pejabat dan cawangan. Ibu pejabat boleh melihat dan membuat tempahan untuk setiap cawangan, manakala setiap cawangan beroperasi sendiri.
• Direka untuk Malaysia. Semakan format nombor telefon dan kad pengenalan tempatan, serta e-Invois.

MyBMS Pro ialah sistem berasaskan web yang digunakan melalui pelayar. Lihat cara menyediakan pakej dalam panduan keahlian dan pakej, atau terokai penyelesaian kami.

Soalan lazim

Sistem mana di Malaysia yang boleh menjejak pakej dan temu janji fisioterapi?

Pilih sistem yang menyimpan pakej, baki sesi, baki tertunggak dan temu janji setiap pesakit dalam satu rekod, menolak sesi secara automatik, menghantar peringatan melalui WhatsApp dan menandakan pesakit yang berhenti datang. MyBMS Pro boleh melakukan semua ini bagi perkhidmatan berasaskan sesi. Sistem ini dibina untuk salun kecantikan pelbagai cawangan, jadi tanyakan tentang rekod klinikal yang diperlukan oleh pusat anda semasa demo.

Bagaimana saya tahu jumlah sesi yang masih terhutang oleh pusat saya?

Uruskan sesi yang belum digunakan sebagai liabiliti. MyBMS Pro memantau pakej yang belum digunakan dan kadar penebusan pakej, supaya anda tahu jumlah perkhidmatan yang masih terhutang dan sama ada pesakit menamatkan rawatan mereka.

Bagaimana saya tahu berapa sesi fisioterapi yang masih tinggal bagi seseorang pesakit?

Wujudkan setiap pakej dalam sistem bersama bilangan sesinya, dan tolak satu sesi setiap kali rawatan selesai. Baki sesi, sejarah dan baki tertunggak akan sentiasa terkini dalam satu rekod yang boleh dilihat oleh kaunter hadapan dan ahli terapi.

Apa yang perlu dilakukan apabila pesakit berhenti datang sebelum pakej selesai?

Hubungi pesakit sebaik sahaja sesi yang dijadualkan terlepas, ingatkan baki sesinya dan tawarkan slot masa baharu. Dalam MyBMS Pro, pesakit yang tidak berkunjung selama 90 hari dan masih mempunyai baki sesi juga ditandakan secara automatik.

Adakah MyBMS Pro mempunyai aplikasi mudah alih?

Tidak. MyBMS Pro ialah sistem berasaskan web yang digunakan melalui pelayar. Anda boleh menempah demo percuma untuk melihatnya dengan pakej anda sendiri.

Mengurus pusat fisioterapi dengan pakej sesi? Tempah demo percuma MyBMS Pro dan lihat cara setiap pakej, peringatan dan rawatan susulan diurus di satu tempat.