Adakah Juruterapi Akan Membawa Pelanggan Anda Apabila Berhenti Kerja? Simpan Rekod Pelanggan dalam Sistem, Bukan dalam Telefonnya

Juruterapi boleh membawa pelanggan bersamanya apabila berhenti kerja jika satu-satunya rekod pelanggan berada dalam telefonnya: perbualan WhatsApp, buku catatan dan ingatannya tentang siapa yang masih ada baki sesi. Cara melindungi salon ialah menyimpan butiran hubungan, baki pakej, sejarah rawatan dan tempahan seterusnya bagi setiap pelanggan dalam sistem salon sendiri, supaya hubungan pelanggan milik salon dan juruterapi lain boleh mengambil alih sejak hari pertama. MyBMS Pro menyimpan profil pelanggan, pakej, sejarah rawatan dan tempahan dalam satu sistem berasaskan web, dan menghantar peringatan tempahan WhatsApp secara automatik.

Mengapa pelanggan mengikut juruterapi yang berhenti kerja

Pelanggan tetap yang menyukai juruterapinya ialah perkara yang baik. Masalah bermula apabila salon tahu lebih sedikit tentang pelanggan berbanding juruterapi. Biasanya ia berlaku melalui perkara kecil setiap hari:

• Tempahan dibuat melalui WhatsApp peribadi. Pelanggan menghubungi juruterapi secara terus, jadi salon tidak pernah melihat perbualan itu.
• Pakej dicatat pada kad kertas atau buku. Hanya juruterapi yang tahu siapa masih ada baki sesi.
• Sejarah rawatan hanya dalam ingatan. Rawatan terakhir pelanggan dan kekerapan dia datang tidak direkodkan di tempat yang boleh dicari oleh salon.
• Tiada orang lain yang membuat susulan. Apabila juruterapi pergi, peringatan berhenti, dan pelanggan perlahan-lahan tidak datang lagi, atau mengikutnya.

Tiada sistem yang boleh menghalang pelanggan daripada memilih untuk mengikut juruterapi yang disukainya. Apa yang sistem boleh lakukan ialah memastikan salon tidak kehilangan rekod, baki sesi yang belum digunakan atau peluang untuk terus menjaga pelanggan itu.

Satu peraturan saya untuk salon baharu: sejak hari pertama, butiran hubungan, pakej dan tempahan setiap pelanggan disimpan dalam sistem salon, bukan hanya dalam telefon juruterapi. Juruterapi yang baik mungkin berpindah, tetapi hubungan pelanggan patut kekal bersama salon.

William Tang, Founder, MyBMS Pro

Apa yang patut menjadi milik salon, bukan juruterapi

Empat perkara ini mesti sentiasa berada dalam sistem salon, bukan hanya dalam telefon seseorang:

1. Butiran hubungan. Nombor telefon dan kad pengenalan dimasukkan dalam format Malaysia yang betul supaya peringatan sampai kepada pelanggan. Lihat cara mengelakkan kesilapan nombor telefon dan kad pengenalan.
2. Pakej dan baki sesi. Apa yang telah dibayar, berapa sesi yang tinggal dan baki tertunggak.
3. Sejarah rawatan. Setiap sesi, dengan tarikh, cawangan dan juruterapi.
4. Tempahan dan peringatan. Lawatan seterusnya ditempah dalam sistem, dan peringatan dihantar oleh sistem, bukan daripada perbualan peribadi juruterapi.

Data pelanggan juga ialah data peribadi. Untuk memahami tanggungjawab anda, baca panduan PDPA untuk salon.

Senarai semak serah tugas apabila juruterapi meletak jawatan

Apabila juruterapi menghantar notis berhenti kerja, gunakan tempoh notis dengan baik:

1. Senaraikan pelanggannya. Lihat pelanggan yang pernah dilayannya dan siapa yang masih ada baki sesi pakej.
2. Pindahkan tempahan yang akan datang. Tukar setiap tempahan kepada juruterapi lain, dan maklumkan kepada pelanggan siapa yang akan menjaganya selepas ini.
3. Perkenalkan juruterapi baharu. Jika boleh, minta juruterapi yang akan berhenti memperkenalkan rakan sekerjanya semasa lawatan terakhir.
4. Hubungi pelanggan yang sepatutnya kembali. Pelanggan yang masih ada baki sesi tetapi tiada tempahan patut dihubungi oleh salon, bukan oleh bekas pekerja.
5. Pantau senarai 90 hari. Pelanggan yang tidak datang melebihi 90 hari ditandakan sebagai pelanggan tidak aktif. Semak senarai ini dengan teliti dalam beberapa minggu selepas juruterapi itu pergi. Lihat cara menarik semula pelanggan tidak aktif.
6. Pastikan komisen adil. Juruterapi yang melakukan setiap sesi pakej menerima komisen rawatan bagi sesi itu, jadi rakan sekerja yang mengambil alih dibayar untuk kerja yang dilakukannya. Lihat komisen apabila pakej dijual seorang dan ditebus seorang lagi.

Soalan tentang sama ada anda boleh menghalang bekas pekerja daripada melayan pelanggan anda ialah soalan undang-undang. Rujuk peguam sebelum bergantung pada mana-mana klausa dalam kontrak pekerjaan.

Tabiat yang perlu dibina sebelum sesiapa berhenti kerja

Serah tugas terbaik ialah yang disediakan lebih awal. Jadikan tabiat ini kebiasaan sejak hari pertama juruterapi baharu bekerja:

• Setiap tempahan dimasukkan ke dalam sistem. Walaupun pelanggan menghubungi juruterapi, temu janji tetap direkodkan dalam sistem salon.
• Setiap pakej direkodkan semasa dijual. Baki sesi dan baki tertunggak dikemas kini pada setiap penebusan, bukan hanya pada kad kertas.
• Peringatan dihantar oleh sistem. Pelanggan menjadi biasa menerima mesej daripada salon.
• Butiran pelanggan disemak semasa dimasukkan. Nombor telefon yang betul hari ini bermakna anda masih boleh menghubungi pelanggan tahun depan.

Contoh (ilustrasi)

Seorang juruterapi kanan di Cawangan A meletak jawatan. Ramai pelanggan tetapnya masih ada baki sesi pakej rawatan muka. Dalam tempoh notis, pengurus menyemak pelanggan yang pernah dilayannya, melihat baki sesi mereka dan memindahkan tempahan yang akan datang kepada dua rakan sekerja. Setiap pelanggan menerima peringatan WhatsApp seperti biasa bagi tempahan baharu. Seorang pelanggan lebih suka Cawangan B kerana lebih dekat dengan pejabatnya, jadi tempahan dibuat di sana dan pakejnya ditebus di Cawangan B. Beberapa pelanggan tidak datang lagi, dan selepas 90 hari tanpa lawatan mereka ditandakan tidak aktif, lalu pengurus menghubungi mereka sendiri. Salon masih memegang setiap rekod, setiap baki sesi dan setiap peluang untuk mengekalkan pelanggan ini.

Cara MyBMS Pro menyimpan rekod pelanggan bersama salon

MyBMS Pro ialah hab pengurusan SaaS dipacu AI generasi baharu yang direka khusus untuk salun kecantikan pelbagai cawangan. Ia menyimpan hubungan pelanggan dalam sistem salon:

• Satu sistem untuk asas operasi. Tempahan, sistem POS, keahlian dan pakej, komisen kakitangan, stok, laporan dan peringatan WhatsApp di satu tempat.
• Penjejakan pakej dan rawatan. Baki sesi, sejarah rawatan dan baki tertunggak bagi setiap pelanggan, dengan penebusan di cawangan yang sama atau cawangan lain.
• Penjadualan selang automatik dan peringatan WhatsApp. Lawatan seterusnya dirancang mengikut selang biasa rawatan, dan peringatan dihantar secara automatik.
• Amaran pelanggan tidak aktif AI. Pelanggan yang tidak datang melebihi 90 hari ditandakan sebagai tidak aktif.
• Semakan format tempatan. Format nombor telefon dan kad pengenalan Malaysia disemak semasa butiran dimasukkan.
• Status kakitangan. Lihat status semasa setiap juruterapi dan bilangan pelanggan yang dilayan hari ini, supaya tempahan boleh dipindahkan kepada juruterapi yang lapang.
• Komisen dua landasan. Komisen rawatan dicetuskan apabila sesi ditebus; komisen jualan mengikut bayaran yang benar-benar diterima.
• Tempahan berpusat untuk rangkaian salon. Ibu pejabat boleh membuat tempahan bagi mana-mana cawangan.

MyBMS Pro ialah sistem berasaskan web yang sedia untuk PDPA dan digunakan melalui pelayar. Untuk melihat cara ia sesuai dengan salon kecantikan, lawati halaman penyelesaian salon kecantikan.

Soalan Lazim

Bolehkah juruterapi membawa pelanggan saya apabila berhenti kerja?

Dia boleh mencuba, dan sesetengah pelanggan tetap mungkin mengikutnya. Kedudukan salon jauh lebih kukuh jika butiran hubungan, pakej, sejarah rawatan dan tempahan setiap pelanggan disimpan dalam sistem salon sendiri, supaya salon boleh terus menjaga mereka.

Siapakah pemilik data pelanggan di salon?

Hubungan pelanggan patut menjadi milik salon, bukan milik seorang juruterapi. Simpan rekod dalam sistem salon dan anggap ia sebagai data peribadi yang menjadi tanggungjawab salon.

Apakah langkah pertama apabila juruterapi meletak jawatan?

Senaraikan pelanggan yang pernah dilayannya, semak siapa yang masih ada baki sesi pakej, dan pindahkan tempahan yang akan datang kepada juruterapi lain sebelum hari terakhirnya.

Bagaimana komisen dikira apabila juruterapi lain menghabiskan pakej pelanggan?

Juruterapi yang melakukan setiap sesi menerima komisen rawatan bagi sesi itu. Komisen jualan kekal dengan orang yang menjual pakej, berdasarkan bayaran yang benar-benar diterima.

Adakah MyBMS Pro mempunyai aplikasi telefon?

Tidak. MyBMS Pro ialah sistem berasaskan web yang digunakan melalui pelayar.

Kekalkan pelanggan bersama salon anda

Jika seorang juruterapi berhenti kerja esok, adakah anda masih tahu siapa pelanggannya? Tempah demo percuma MyBMS Pro dan lihat bagaimana profil pelanggan, penjejakan pakej dan peringatan WhatsApp kekal bersama salon anda.