Pengurusan Stok Salon Pelbagai Cawangan: Cara Ibu Pejabat Mengawal Penghantaran dan Kelulusan Tambah Stok

Bagi rangkaian salon kecantikan, cara paling berkesan untuk mengurus stok di semua cawangan ialah membahagikan peranan dengan jelas: ibu pejabat dapat melihat stok setiap cawangan dan menghantar stok, cawangan membuat permohonan tambah stok dan tidak membeli sendiri, ibu pejabat meluluskan setiap permohonan, dan setiap cawangan masih menjalankan pengiraan stok sendiri. Apabila stok turut ditolak secara automatik setiap kali rawatan dilakukan, angka yang dilihat oleh ibu pejabat kekal hampir dengan baki sebenar di rak. Aliran kerja penghantaran dan kelulusan stok menyeluruh dalam MyBMS Pro direka khusus untuk susunan ibu pejabat dan cawangan seperti ini.

Mengapa stok menjadi lebih sukar apabila membuka cawangan kedua

Dengan satu cawangan, pemilik boleh masuk ke stor dan melihat sendiri baki yang ada. Apabila ada dua cawangan atau lebih, cara itu tidak lagi berkesan, dan masalahnya biasanya begini:

• Setiap cawangan menyimpan rekod sendiri. Ada yang menggunakan buku catatan, ada yang menggunakan hamparan. Untuk mengetahui jumlah stok seluruh kumpulan, seseorang perlu menelefon setiap cawangan.
• Cawangan membuat pesanan sendiri. Cawangan A menyimpan beberapa kotak serum, sedangkan Cawangan B sudah kehabisan produk yang sama.
• Stok yang dihantar tidak direkodkan di kedua-dua pihak. Produk keluar dari ibu pejabat tetapi tidak direkodkan dengan betul di cawangan, seolah-olah hilang di tengah jalan.
• Penyesuaian akaun hujung bulan menjadi tekaan. Tiada sesiapa dapat memastikan sama ada kekurangan itu penggunaan biasa, pembaziran atau rekod yang tertinggal.
• Masalah hanya dikesan semasa pengiraan stok. Pada masa itu, kekurangan stok sudah menyebabkan rawatan atau jualan terlepas.

Setiap masalah ini sama ada mengikat tunai pada stok di rak yang salah, atau menyebabkan kehilangan hasil apabila produk yang diperlukan tiada di tempat pelanggan berada.

Kekacauan paling biasa yang saya lihat apabila rangkaian salon beralih ke MyBMS Pro ialah cawangan meminjam stok antara satu sama lain tanpa rekod, jadi HQ tidak tahu tahap stok sebenar dan kiraan hujung bulan tidak sepadan. Pengurus cawangan sering merungut tentang kelulusan HQ pada mulanya, tetapi selepas sistem memberi amaran setiap kali stok jatuh di bawah paras minimum, mereka lega tidak perlu lagi berjaga lewat malam mengira stok secara manual.

William Tang, Founder, MyBMS Pro

Susunan ibu pejabat dan cawangan: siapa buat apa

Susunan paling mudah bagi rangkaian salon ialah memusatkan pemantauan dan kelulusan, sambil mengekalkan operasi harian dan pengiraan stok di cawangan:

• Ibu pejabat melihat stok di setiap cawangan, menghantar stok kepada cawangan, dan meluluskan atau menolak permohonan tambah stok.
• Setiap cawangan menjual, menjalankan rawatan, membuat permohonan tambah stok apabila stok berkurangan, dan menjalankan pengiraan stok sendiri.

Ibu pejabat mengawal apa yang dibeli dan ke mana stok dihantar, tanpa perlu menguruskan stor setiap cawangan.

Aliran permohonan tambah stok yang betul

Ambil contoh dua cawangan, Cawangan A dan Cawangan B. Serum yang digunakan untuk rawatan muka di Cawangan B hampir habis:

1. Cawangan B menghantar permohonan tambah stok dalam sistem, dan bukannya menghantar mesej atau membeli terus daripada pembekal.
2. Ibu pejabat menyemak permohonan itu berdasarkan stok sedia ada di Cawangan B, dan stok yang dipegang oleh Cawangan A.
3. Ibu pejabat meluluskan atau menolak permohonan tersebut.
4. Ibu pejabat menghantar stok, supaya setiap pergerakan direkodkan dan tidak bergantung pada ingatan seseorang.
5. Cawangan B menyemaknya semasa pengiraan stok, supaya kuantiti di rak sepadan dengan sistem.

Kuncinya ialah menggunakan aliran yang sama setiap kali. Sebaik sahaja permohonan mula dibuat melalui telefon atau mesej, rekod akan terputus dan masalah hujung bulan akan berulang.

Mengapa setiap cawangan perlu menjalankan pengiraan stok sendiri

Kelulusan dibuat oleh ibu pejabat, tetapi pengiraan stok wajar kekal di cawangan. Kakitangan yang mengendalikan stok setiap hari perlu bertanggungjawab ke atasnya. Pengurus cawangan mengira stok sendiri, manakala ibu pejabat membandingkan keputusan antara cawangan dan menyusuli sebarang perbezaan.

Memastikan angka cawangan sentiasa terkini antara pengiraan stok

Pemantauan hanya berguna jika angkanya terkini. Jika stok hanya dikemas kini semasa pengiraan stok, ibu pejabat sebenarnya meluluskan permohonan berdasarkan angka lama. Apabila setiap rawatan mempunyai senarai bahan (BOM), setiap rawatan yang selesai atau sesi pakej yang ditebus akan menolak bahan habis guna yang digunakan daripada stok cawangan itu, jadi angka bergerak seiring dengan kerja yang dilakukan.

Untuk asas pengurusan produk dan stok bagi satu cawangan, baca panduan inventori dan kawalan stok salon kami.

Senarai semak ringkas untuk pemilik rangkaian salon

• Satu tempat untuk ibu pejabat melihat stok setiap cawangan.
• Satu cara untuk memohon stok: melalui sistem, bukan melalui telefon atau mesej.
• Satu pelulus di ibu pejabat bagi permohonan tambah stok.
• Setiap penghantaran dari ibu pejabat direkodkan.
• Pengiraan stok cawangan mengikut jadual tetap, dengan perbezaan disemak oleh ibu pejabat.
• Bahan habis guna ditolak bagi setiap rawatan, termasuk sesi pakej.

Cara MyBMS Pro mengurus stok pelbagai cawangan

MyBMS Pro ialah hab pengurusan SaaS dipacu AI generasi baharu yang direka khusus untuk salun kecantikan pelbagai cawangan. Untuk stok merentas cawangan, ia menggabungkan:

• Aliran kerja penghantaran dan kelulusan stok menyeluruh. Ibu pejabat boleh melihat stok semua cawangan dan menghantar stok kepada cawangan; cawangan membuat permohonan tambah stok untuk diluluskan oleh ibu pejabat; setiap cawangan mengekalkan hak pengiraan stok sendiri.
• Modul senarai bahan rawatan dan stok. Apabila bil ditutup atau sesi pakej ditebus, sistem menolak bilangan sesi dan bahan habis guna salon, seperti gel, prob dan serum, serentak mengikut senarai bahan rawatan itu.
• Susunan ibu pejabat dan cawangan. Ibu pejabat mempunyai kawalan menyeluruh manakala cawangan beroperasi secara bebas, dengan data setiap cawangan diasingkan tetapi disatukan dalam satu sistem.
• Kalkulator pulangan pelaburan mesin. Bahan habis guna ialah sebahagian daripada kos sebenar setiap rawatan mesin. Baca lanjut dalam panduan pulangan pelaburan mesin kecantikan kami.

Lihat bagaimana semua ini sesuai dengan susunan rangkaian salon anda di halaman penyelesaian salon kecantikan kami.

Soalan Lazim

Bagaimana mengurus stok untuk beberapa cawangan salon?

Pusatkan pemantauan dan kelulusan di ibu pejabat, kekalkan pengiraan stok di setiap cawangan, dan tolak bahan habis guna secara automatik bagi setiap rawatan. Dengan cara ini, ibu pejabat menentukan pergerakan stok dan angka cawangan sentiasa terkini.

Patutkah setiap cawangan membeli stok sendiri?

Stok lebih mudah dikawal apabila cawangan membuat permohonan dan ibu pejabat meluluskan serta menghantarnya. Setiap pergerakan direkodkan, dan ibu pejabat dapat melihat sama ada cawangan lain sudah mempunyai produk itu sebelum membeli lagi.

Bolehkah ibu pejabat melihat stok setiap cawangan dalam MyBMS Pro?

Boleh. Ibu pejabat boleh melihat stok semua cawangan, menghantar stok dan meluluskan permohonan tambah stok daripada cawangan.

Adakah cawangan masih boleh menjalankan pengiraan stok sendiri?

Boleh. Dalam MyBMS Pro, setiap cawangan mengekalkan hak pengiraan stok sendiri, manakala kelulusan dan penghantaran diuruskan oleh ibu pejabat.

Ada lebih daripada satu cawangan? Tempah Demo Percuma MyBMS Pro dan lihat sendiri cara penghantaran stok dan kelulusan tambah stok berfungsi.